Politica de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del Tratamiento

SOFTWARE TECNOLOGIA E INNOVACION S.A.S.
NIT: 901.836.959
Correo electronico: hola@trackva.com.co

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demas normas concordantes sobre proteccion de datos personales en Colombia, SOFTWARE TECNOLOGIA E INNOVACION S.A.S. (en adelante, "TrackVa") informa la presente Politica de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.

2. Definiciones

De conformidad con la Ley 1581 de 2012:

• Dato Personal: Cualquier informacion vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
• Tratamiento: Cualquier operacion sobre datos personales, tales como recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion o supresion.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Autorizacion: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.

3. Ambito de Aplicacion

Esta Politica aplica a:

• Datos personales de los representantes y empleados de las empresas usuarias de la Plataforma TrackVa.
• Datos personales de los clientes finales (destinatarios de envios) que son procesados a traves de la Plataforma por cuenta de los Usuarios.
• Datos recolectados a traves del sitio web trackva.co.

4. Datos Personales Recolectados

4.1 Datos de Usuarios de la Plataforma

Al registrarse y utilizar TrackVa, recolectamos:

• Nombre de contacto.
• NIT de la empresa.
• Numero de telefono (personal o corporativo).
• Correo electronico.
• Datos del RUT para facturacion (razon social, direccion, regimen tributario).
• Logo e imagen de marca (para funcionalidades de personalizacion).

4.2 Datos de Clientes Finales

Por cuenta de los Usuarios, la Plataforma procesa datos de los destinatarios de envios:

• Nombre completo del destinatario.
• Direccion de entrega.
• Numero de telefono.
• Correo electronico (cuando aplique).
• Informacion relacionada con el envio (contenido declarado, valor declarado).

4.3 Datos Recolectados Automaticamente

A traves del sitio web y la Plataforma, recolectamos:

• Direccion IP.
• Tipo de navegador y dispositivo.
• Paginas visitadas y tiempo de permanencia.
• Datos de interaccion con la Plataforma.

4.4 Datos de Prospectos y Lista de Espera

A traves del formulario de contacto en el sitio web trackva.co, recolectamos datos de personas interesadas en conocer o utilizar la Plataforma:

• Nombre de la persona de contacto.
• Correo electronico.
• Numero de telefono.
• Nombre de la empresa.
• Descripcion de necesidades operativas (campo de texto libre).

Estos datos se utilizan exclusivamente para:

• Contactar al interesado para presentar la Plataforma y sus funcionalidades.
• Enviar actualizaciones sobre el desarrollo del producto.
• Enviar boletines informativos (newsletter) relacionados con TrackVa y el sector de logistica.

El tratamiento de estos datos se basa en el consentimiento otorgado al enviar el formulario. El titular puede revocar este consentimiento en cualquier momento escribiendo a contacto@trackva.com.co o mediante el enlace de cancelacion de suscripcion incluido en cada correo.

5. Finalidades del Tratamiento

5.1 Finalidades para Usuarios de la Plataforma

• Gestionar el registro y la cuenta del Usuario.
• Prestar los servicios contratados a traves de la Plataforma.
• Procesar pagos y emitir facturas electronicas.
• Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio (notificaciones, actualizaciones, soporte).
• Enviar informacion comercial y promocional (con autorizacion previa).
• Atender solicitudes, quejas y reclamos.
• Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades.
• Mejorar la Plataforma mediante analisis de uso.

5.2 Finalidades para Datos de Clientes Finales

TrackVa actua como Encargado del Tratamiento respecto a los datos de clientes finales, procesandolos por cuenta del Usuario para:

• Generar guias de envio.
• Transmitir informacion a las transportadoras para la ejecucion del servicio de transporte.
• Permitir el rastreo de envios.
• Enviar notificaciones sobre el estado del envio (cuando el Usuario lo configure).

6. Autorizacion para el Tratamiento

6.1 Usuarios de la Plataforma

Al registrarse en TrackVa, el Usuario otorga su autorizacion expresa para el tratamiento de sus datos personales conforme a esta Politica, mediante la aceptacion de los Terminos y Condiciones.

6.2 Clientes Finales

El Usuario de la Plataforma es responsable de obtener la autorizacion de sus clientes finales para el tratamiento de sus datos personales a traves de TrackVa. El Usuario garantiza que cuenta con las autorizaciones necesarias y que informara a sus clientes finales sobre el tratamiento de sus datos.

7. Derechos de los Titulares

De conformidad con el articulo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer: Acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Actualizar: Solicitar la actualizacion de datos incompletos o inexactos.
• Rectificar: Corregir informacion erronea.
• Suprimir: Solicitar la eliminacion de datos cuando no exista obligacion legal de conservarlos.
• Revocar: Revocar la autorizacion otorgada para el tratamiento.
• Acceder: Obtener copia de la autorizacion otorgada.
• Presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.

Para ejercer estos derechos, el titular podra contactar a TrackVa mediante:

• Correo electronico: contacto@trackva.com.co
• Comunicacion escrita a: Calle 46 # 11-33, Cali, Colombia

TrackVa atendera las solicitudes dentro de los terminos establecidos en la Ley 1581 de 2012:

• Consultas: diez (10) dias habiles, prorrogables por cinco (5) dias habiles adicionales.
• Reclamos: quince (15) dias habiles, prorrogables por ocho (8) dias habiles adicionales.

8. Transferencia y Transmision de Datos

8.1 Transmision a Terceros

TrackVa podra transmitir datos personales a:

• Transportadoras: Para la ejecucion de los servicios de transporte (TCC, Servientrega, Coordinadora, Interrapidisimo, Envia, entre otras).
• Procesadores de pago: Stripe, para el procesamiento de transacciones. Stripe cuenta con certificacion PCI-DSS y politicas de privacidad propias.
• Proveedores de servicios tecnologicos: Para alojamiento, analisis y funcionamiento de la Plataforma.

8.2 Transferencia Internacional

Algunos de nuestros proveedores de servicios pueden estar ubicados fuera de Colombia. En tales casos, TrackVa garantiza que dichos terceros cumplan con estandares de proteccion de datos equivalentes a los establecidos en la legislacion colombiana, conforme a lo dispuesto en el articulo 26 de la Ley 1581 de 2012.

9. Cookies y Tecnologias de Seguimiento

9.1 Tipos de Cookies Utilizadas

TrackVa utiliza cookies y tecnologias similares para:

9.2 Gestion de Cookies

El Usuario puede gestionar las preferencias de cookies a traves de la configuracion de su navegador o mediante el banner de cookies disponible en el sitio web. La desactivacion de ciertas cookies puede afectar la funcionalidad de la Plataforma.

9.3 Cookies de Marketing

Actualmente, TrackVa no utiliza cookies de marketing o remarketing. En caso de implementarlas en el futuro, se actualizara esta Politica y se solicitara el consentimiento correspondiente.

10. Medidas de Seguridad

TrackVa implementa medidas tecnicas, administrativas y fisicas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, perdida, alteracion o destruccion, incluyendo:

• Cifrado de datos en transito (HTTPS/TLS).
• Control de acceso basado en roles.
• Monitoreo y registro de actividades.
• Copias de seguridad periodicas.
• Capacitacion del personal en proteccion de datos.

11. Conservacion de Datos

11.1 Periodos de Conservacion

• Datos de Usuarios activos: Durante la vigencia de la relacion contractual.
• Datos de facturacion: Diez (10) anos conforme a la normativa tributaria colombiana.
• Datos de envios: Cinco (5) anos para efectos de trazabilidad y posibles reclamaciones.
• Datos de Clientes Finales: Conforme a las instrucciones del Usuario responsable.

11.2 Post-Cancelacion

Tras la cancelacion del servicio, el Usuario tiene un plazo de dos (2) meses para solicitar la exportacion de sus datos. Transcurrido este periodo, TrackVa procedera a la eliminacion segura de los datos, salvo aquellos que deba conservar por obligacion legal.

12. Datos Sensibles

TrackVa no recolecta datos sensibles segun la definicion del articulo 5 de la Ley 1581 de 2012 (origen racial, orientacion politica, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual, datos biometricos).

13. Datos de Menores de Edad

La Plataforma TrackVa esta dirigida exclusivamente a empresas y personas mayores de edad. No recolectamos conscientemente datos personales de menores de edad. Si se detecta la recoleccion inadvertida de datos de menores, procederemos a su eliminacion inmediata.

14. Modificaciones a la Politica

TrackVa se reserva el derecho de modificar esta Politica de Privacidad. Los cambios seran notificados a los Usuarios mediante correo electronico con al menos quince (15) dias de anticipacion a su entrada en vigencia. El uso continuado de la Plataforma tras la notificacion constituye aceptacion de los cambios.

15. Autoridad de Proteccion de Datos

Para presentar quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales, el titular puede acudir a:

Superintendencia de Industria y Comercio
Direccion de Investigacion de Proteccion de Datos Personales
Carrera 13 No. 27-00, Bogota D.C.
Linea gratuita nacional: 01 8000 910165
www.sic.gov.co

16. Contacto

Para consultas, solicitudes o reclamos relacionados con esta Politica:

SOFTWARE TECNOLOGIA E INNOVACION S.A.S.
NIT: 901.836.959
Correo electronico: hola@trackva.com.co

17. Vigencia

Esta Politica de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales rige a partir de marzo de 2026.